Micropyme

Eres una micropyme compuesta de 3 trabajadores que se dedica, por ejemplo, a la albañilería y reformas.

El organigrama (si se puede llamar así) está compuesto de la siguiente forma:

  • un jefe que dirige la empresa y que también hace trabajos de albañilería y reformas
  • una secretaria que atiende llamadas, hace presupuestos y facturas, pasa los recados, hace pedidos, etc
  • un trabajador que ayuda al jefe en los trabajos de albañilería y reformas

Su funcionamiento es de tipo tradicional:

  • las facturas y presupuestos se hacen a mano, más concretamente en hojas de cálculo
  • no se controlan los presupuestos hechos: no se sabe cuales están aprobados y cuáles no
  • tampoco se controlan las facturas pendientes de cobrar ni su importe
  • tampoco saben el número de clientes que tienen cada mes: si suben o bajan
  • el índice de morosidad
  • etc

En resumen: no tienen una estrategia definida, van haciendo año tras año, de manera justa, sin grandes pretensiones y sin llevar un control de la empresa de forma exhaustiva.

Para dar una vuelta a la situación y que la micropyme crezca a un ritmo constante además de controlar toda la empresa, utilizaría de forma combinada la Innovación (el Cuadro de Mando Integral, elementos de Océano Azul y modelo Canvas), la Transformación Digital (cómo aplicar la tecnología para que el cliente se sienta satisfecho y la empresa sea más eficiente a la hora de trabajar) y la Analítica de Datos (analizar datos para conseguir mejoras); pero de una forma sencilla.

La piedra angular de todo el proceso de transformación de la empresa sería la aplicación de la metodología del Cuadro de Mando Integral. Dicha metodología te permite ver y controlar toda la empresa, además de ver su evolución semana a semana y mes a mes.

Análisis de datos

Haría un Análisis de datos de la situación financiera y no financiera de la empresa (para saber en qué momento y lugar se encuentra la empresa: un análisis de las facturas emitidas, presupuestos hechos y de facturas de proveedores.

De todo esto podría sacar unas conclusiones acerca del perfil de cliente (tipo de cliente, cuánto tarda en pagar, si acepta o no los presupuestos, origen del cliente, servicio más demandado, etc.), si la media de cobro es superior a la media de pago; y así un largo etc de análisis y conclusiones.

Utilizaría en Excel con sus tablas dinámicas o Google Data Studio para dichos análisis

Modelo Canvas de negocio

Para definir el negocio utilizaría el Modelo Canvas.

En él describiría los 9 elementos de los cuales está compuesto, aplicado a la empresa: segmento de clientes, propuesta de valor, canales, relaciones con los clientes, fuente de ingresos, recursos clave, actividades clave, socios clave y estructura de costes.

De esta forma se obtiene una radiografía del modelo de negocio que se tiene y que se quiere con la aplicación de la metodología de Océano Azul.

Océano Azul

Además, utilizaría de la metodología de Océanos Azules el Cuadro estratégico (para ver como está respecto su competencia), el Esquema de las 4 acciones (que elementos se deben aumentar, reducir, eliminar o crear), el Mapa de Utilidad para el comprador y finalmente ver si la secuencia estratégica es correcta o no

Cuadro de Mando Integral

Primero de todo definiría la Misión de la empresa (que es lo que hace, a que se dedica). Acto seguido la Visión (a dónde quiere llegar, qué es lo que quiere ser) y finalmente los Valores de la empresa (cuales son aquellos 4 o 5 adjetivos que la caracterizan o definen y que le ayudarán a llegar o alcanzar la Visión).

Después definiría unos Objetivos Estratégicos, que sean causa-efecto unos de otros y que sean coherente entre ellos, empezando por los objetivos financieros o económicos. El resto de objetivos tienen que estar relacionados con los clientes, con los procesos internos y con los de aprendizaje y formación.Cuidado, los objetivos han de ser de tipo SMART (Específicos, Medibles, Alcanzables, Realistas y de Duración determinada en el tiempo).

En principio, entre 10 o 12 objetivos estratégicos en total bastarían.

Acto seguido se deben establecer una serie de Indicadores para cada uno de los objetivos para medirlos.

Los indicadores pueden ser de índole cuantitativos como cualitativos.

Una vez definidos los indicadores, toca definir las Metas de los indicadores. Estas metas han de poder mostrar si la evolución o estrategia de la empresa que nos habíamos fijado, se está cumpliendo o no.

Finalmente, después de los indicadores, se han de describir para cada una de las metas e indicadores, que Acciones se desarrollaran y quién lo hará para que se cumplan las metas definidas anteriormente.

Para hacer el Cuadro de Mando Integral sólo será necesario una suite de ofimática (editor de texto, programa de creación de diapositivas y un manejo avanzado de las hojas de cálculo), a ser posible en la nube (en mi opinión), como puede ser Office 365 de Microsoft o GSuite de Google.

Dentro de los objetivos estratégicos de procesos internos, de cliente y formación estaría incluida la parte de Transformación digital:

  • enseñar a como trabajar con la nube
  • la implantación de un programa gratuito tipo ERP/CRM para llevar un control de los clientes, sus presupuestos y facturas. Este programa podría ser, por ejemplo, Dolibarr
  • enseñar cómo trabajar con Dolibarr y las posibilidades que ofrece
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